Como fazer a gestão remota de equipes de vendas?

A rotina das empresas mudou radicalmente por causa do COVID-19 e, devido à chegada do “novo normal”, surgiu na mente das lideranças comerciais uma questão relevante: como fazer a gestão remota de equipes de vendas?

Antes da pandemia, boa parte das pessoas saía de casa e ia até o escritório; hoje isso se inverteu. Em algumas empresas, todos os funcionários estão trabalhando de casa.

Com essa mudança de cenário, tornou-se necessário adaptar os processos, afinal, palavras como “remoto”, “home office” e “teletrabalho” já são corriqueiras no cotidiano. E para que tudo dê certo, os times também precisam se adequar a essa nova realidade.

Por isso, abaixo, eu vou descrever algumas sugestões que nos ajudaram a criar uma rotina eficiente aqui na Dito CRM, com pessoas entregando resultados, produtividade e performance. 

Antes de seguir é importante esclarecer que quando se fala em equipes diversas e multidisciplinares, pode ser que algum dos meus conselhos não se aplique.

Portanto, pegue o que funciona para a sua realidade e descarte o restante.

Criando o ambiente

Forneça um suporte operacional de qualidade e proporcione conforto para o time realizar o trabalho. Itens como uma plataforma de sales enablement, um monitor extra, suporte para o notebook, apoio para os pés e mousepad devem estar no checklist.

Proponha ao seu colaborador que ele separe um espaço reservado para trabalhar. Não sendo possível, o oriente a conversar com quem divide o local sobre a necessidade de não ocorrerem interrupções.

Mesmo estando em casa, estimule o time a resistir à vontade de ficar de pijama. A bermuda ou a calça de academia estão perdoadas, mas, estar com a camisa da empresa ou outra bacana que gere bem estar, faz a diferença para focar no trabalho. 

Vale também sugerir a customização do ambiente, colocando fotos de familiares e dos amigos, personagens dos filmes e séries favoritas, aromatizantes e etc.

Falando agora sobre a rotina em si, as reuniões virtuais vão aparecer a cada segundo na agenda. Diante disso, é essencial considerar algumas regras básicas:

• Manter a webcam ligada. As pessoas precisam ter contato visual;

• Desativar o microfone. Se não há o que agregar na conversa, mantenha o silêncio. Ruídos fora de hora atrapalham o entendimento;

• Levantar a mão e esperar o momento de falar. Ouça mais e tome nota. Em reuniões virtuais, se todos falarem ao mesmo tempo, a objetividade se perde. Evite conversas paralelas;

Por fim, peça ao seu time para fazer intervalos de trabalho estruturados. Essas pausas são necessárias para retomar a concentração, o humor, a energia e o bem-estar.

Um pequeno intervalo pela manhã (Sugestão: pausa de 15min às 10:00 am), a reserva para o horário do almoço (Sugestão: pausa de 60min às 12:00 am) e o lanche da tarde (Sugestão: pausa de 15min às 3:00pm) vão manter o grupo descansado e produtivo.

Lembre-se de pedir a todos para bloquear a agenda quando estes intervalos forem acontecer. Estimule o consumo de alimentos leves e o alongamento do corpo.

Gerindo a rotina do time

Para garantir a eficácia, eu te sugiro estabelecer ritos fixos na agenda. Exemplos:

• Reunião semanal: às segundas, no primeiro horário, para planejar a semana e dar ritmo ao time;

• Daily Meeting: agenda diária de 15 minutos para repassar os principais avanços do dia anterior e o planejado para a data atual;

• 1a1 semanal: Espaço de 30 minutos reservado para que líder e liderado possam discutir pontos de evolução, funil de vendas, definir prioridades e sanar pequenos atritos, desde a sua raiz;

• Rotinas de desenvolvimento: a ideia é ter 2 momentos ao longo da semana. No primeiro, num dia mais tranquilo, é sugerido reservar 1 hora para a realização de uma “Cumbuca”. Nesse rito, o time escolhe um tema para estudar em conjunto e repassar os aprendizados.

Já no segundo momento, o objetivo é avaliar algumas calls gravadas pelos times (Vendas, Prospecção, CS e etc.). A cada semana, uma pessoa compartilha uma call que realizou e todos escutam para apresentar feedbacks.

Essas rotinas ajudam muito a “nivelar” o time, tal como facilitam o apoio mútuo e a equiparação do conhecimento técnico.

Como gerenciar o time remotamente?

Defina metas objetivas e claras! É importante que todas as pessoas saibam seu papel dentro do time e o que é esperado delas; transparência é essencial.

Nesse sentido, as reuniões de equipes devem ser orientadas e guiadas por essas metas para que o foco não se perca.

Com as metas estipuladas e os processos estruturados, confie no time, delegue tarefas para cada squad e divida as responsabilidades. Isso trará fluidez na comunicação e manterá a evolução constante.

As rotinas de acompanhamento são essenciais para entender o andamento das tarefas (reunião semanal) e passar feedbacks, garantindo assim que todos os colaboradores estão alinhados e cientes de quais caminhos devem seguir (1a1).

Quais métricas acompanhar?

Métricas de empenho:

• Atividades significativas concluídas: cold calls, conversas pelo Whatsapp, touchpoints no LinkedIn, encontros em eventos, reuniões remotas e presenciais;

• Negócios sem atividade ou clientes sem contato: Há quanto tempo não falo com esse cliente? Número de clientes sem contato há mais de 15 dias;

• Avanços de Funil: Movimentações feitas dentro das etapas do funil. Volume de clientes que cada vendedor tem em cada etapa;

Métricas de desempenho:

• Propostas apresentadas (em R$);

• Taxa de conversão dos negócios (Nº de negócios que entraram no funil do vendedor / negócios fechados);

• Receita em SaaS: ARR (Annual Recurring Revenue) ou GMV (Gross Merchandise Volume) gerado;

• Receita em Professional Services: Implementação, Consultoria, etc.

A chave do sucesso

Para que todo esse ecossistema funcione bem, precisamos garantir que as pessoas que fazem parte dele estejam extremamente alinhadas com a cultura da empresa.

Ter um processo de contratação e de desenvolvimento baseado no pilar de “Cultura” é um bom caminho para o sucesso.

Como líderes, devemos garantir que a equipe se sinta parte do todo, que exista a sensação de pertencimento e que haja um propósito claro. 

Esse propósito deve ser fruto do alinhamento dos objetivos do liderado com as metas da área e a visão e missão da empresa.

É crucial destacar também que o líder deve ser rápido para notar pessoas que estão “destoando” e criar planos de ação sobre isso. Da mesma forma, para enxergar quem está se destacando e merece receber reconhecimento e promoção.

Para ter essas visões, você pode se orientar pelos seguintes atributos comportamentais e técnicos:

• Técnicos: Vendas consultivas SaaS, técnicas de negociação (SPIN Selling, BATNA, BANT, ZOPA, Challenger Sales, etc), comunicação/oratória, gestão de CRM de vendas B2B, marketing digital, negociação, relacionamento interpessoal e navegabilidade, identificação e solução de problemas, olhar questionador e analítico, gestão de projetos e processos.

• Comportamentais: Resiliência, disciplina, transparência, senso crítico, curiosidade, coachability, mentoring e autocobrança.

Por fim, concluo resumindo que a “receita” para gerenciar um time remoto de vendas segue os seguintes “ingredientes”:

• Alinhar os pilares comportamentais, culturais e de objetivos da empresas;

• Atuar no desenvolvimento das pessoas que estão no time, com base nos itens do tópico acima;

• Estruturar, seguir e revisar processos;

• “Fazer o arroz com feijão bem feito” e dar ritmo ao time;

• Reconhecer aquelas pessoas que batem metas e se destacam;

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Daniel Ribeiro

Sales Growth Manager e Partner na Dito CRM, Daniel Ribeiro possui MBA em Vendas, Negociação e Resultados de Alta Performance (PUCRS) e especialização em Gestão de Relacionamento com Clientes (ESPM). Com mais de 10 anos de experiência em gestão comercial, CRM e automação de marketing, ajuda marcas do varejo a fortalecer a retenção e personalizar o relacionamento omnichannel.